Wie lade ich alle E-Mails vom Server in Outlook herunter?

Outlook ist die primäre E-Mail-Schnittstelle für Microsoft Exchange Server-Benutzer. Es wird mit dem Server synchronisiert, um E-Mails schnell und einfach abzurufen und zu senden. Es spielt keine Rolle, ob es sich bei Ihrem E-Mail-Client um Outlook.com, Hotmail oder einen Drittanbieter wie Google Mail handelt. Sie können ganz einfach Ihr Konto einrichten und mit dem Senden all dieser geschäftlichen E-Mails beginnen.

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Da es sich um Ihre E-Mails handelt, möchten Sie natürlich, dass Sie sie jederzeit öffnen können. Sie können sich darauf verlassen, dass Outlook alle benötigten E-Mails anzeigt, unabhängig davon, wie viele Monate seit dem Schreiben vergangen sind. Oder kannst du? Wie sich herausstellt, sind die Dinge nicht so einfach. Outlook zeigt nicht standardmäßig alles an: Die meisten Ihrer E-Mails verbleiben auf Microsoft Exchange Server, während in Outlook nur ein Teil für Sie verfügbar ist.



Wenn Sie Outlook 2019, 2016, 2013 oder Outlook für Office 365 verwenden, können Sie nicht sofort auf Ihre älteren E-Mails zugreifen, ohne eine Posteingangseinstellung zu ändern. Obwohl Ihre E-Mail-Adresse für immer auf dem Server gespeichert bleibt, können Sie davon ausgehen, dass Sie auch eine lokale Kopie haben. Bei der Einrichtung von Outlook werden jedoch bis zu 12 Monate Ihrer E-Mails auf Ihre lokale Festplatte heruntergeladen. Wenn Sie E-Mails lesen müssen, die älter als dieses Datum sind, müssen Sie die entsprechenden Maßnahmen ergreifen, um Outlook zu zwingen, sie vom Server herunterzuladen.



Warum hat Outlook ein E-Mail-Download-Limit?

Sie fragen sich vielleicht, warum die Situation so ist. Dies liegt daran, dass Microsoft Office einige intelligente Einstellungen vornimmt, wenn es auf Ihrem System installiert ist. Es überprüft Ihre gesamte Hardware und nimmt die erforderlichen Anpassungen vor, damit das Programm optimal auf dem System ausgeführt werden kann. In Bezug auf Outlook- und Unternehmens-E-Mails werden die auf Ihrer Hardware durchgeführten Überprüfungen verwendet, um Download-Parameter festzulegen.

Natürlich versucht es zu helfen, aber das Programm kann lästig werden. Nachdem Sie Ihre Festplatte überprüft haben, um festzustellen, wie viel Speicherplatz noch vorhanden ist, wird automatisch das Zeitlimit angepasst, das bestimmt, wie viele Ihrer E-Mails lokal gespeichert werden. Je mehr Speicherplatz verfügbar ist, desto mehr Monate werden E-Mails heruntergeladen. Die Berechnung erfolgt nach folgender Formel:



  • Wenn der freie Speicherplatz bis zu 64 Gigabyte beträgt, werden E-Mails mit einer Laufzeit von bis zu 12 Monaten automatisch auf Ihren Computer heruntergeladen.
  • Wenn der freie Speicherplatz zwischen 32 und 64 Gigabyte liegt (ohne eine der beiden Nummern), werden E-Mails mit einer Laufzeit von drei Monaten automatisch auf Ihren Computer heruntergeladen.
  • Wenn der freie Speicherplatz auf der Festplatte weniger als 32 Gigabyte beträgt, werden E-Mails im Wert von nur einem Monat im lokalen Speicher Ihres Computers gespeichert.

Sie fragen sich vielleicht, worum es geht und warum die Einstellung nicht einfach auf 'Alle E-Mails herunterladen' oder ähnliches eingestellt werden kann. Entgegen der landläufigen Meinung können E-Mails viel Speicherplatz beanspruchen. Diejenigen, die ein geschäftiges Leben voller E-Mails führen, stellen häufig fest, dass sowohl gesendete als auch empfangene E-Mails viel Platz beanspruchen. Wenn Sie die Festplattennutzung nicht überwachen, werden Sie möglicherweise wach und stellen fest, dass Ihr gesamter Speicherplatz von Ihrer Geschäftskorrespondenz verschluckt wurde.

Microsoft weiß das auch. Aus diesem Grund passt Office die Speicherparameter automatisch an, z. B. das Standardlimit für den lokalen E-Mail-Speicher für Outlook. Normalerweise ist das in Ordnung; Es besteht die Möglichkeit, dass Sie E-Mails vergangener Jahre nicht mehr benötigen. Darüber hinaus erhalten Sie unabhängig von der Einstellung weiterhin lokalen Zugriff auf Ihre Aufgaben, Kalendertermine und Kontakte.

Beachten Sie, dass die Wirksamkeit dieser Einstellung von der Art des von Ihnen verwendeten E-Mail-Clients abhängt. Wenn Sie einen von Microsoft selbst entwickelten E-Mail-Dienstanbieter wie Hotmail, Outlook oder 0365 verwenden, beeinflusst die Einstellung, wie viele E-Mails lokal verfügbar sind. Das gleiche Prinzip gilt für die meisten gängigen geschäftlichen E-Mail-Dienste. Wenn Sie jedoch zufällig einen öffentlichen Anbieter wie Google Mail, Yandex oder Yahoo verwenden, haben Sie diese Sorge nicht, da die Einstellung keine Auswirkungen hat. In all Ihren E-Mails auf Microsoft Exchange Server wird eine lokale Kopie im internen Speicher Ihres Computers gespeichert.



So lassen Sie Outlook alle E-Mails vom Server herunterladen

Der Server bezieht sich hier natürlich auf Microsoft Exchange Server. Während einige Unternehmen eine Lizenz zum Hosten eines Exchange-Servers in den Räumlichkeiten erwerben, wenden sich andere an einen Exchange-as-a-Service-Serveranbieter eines Drittanbieters. Die Popularität von Exchange Online, einer Cloud-Version des von Microsoft selbst gehosteten Dienstes, nimmt ebenfalls zu.

Unabhängig vom verwendeten Exchange-Modus bleibt die Hauptfunktion dieselbe: ein Nachrichtenübertragungsagent, der E-Mails zwischen Computern sendet. Die Nachrichten werden an beiden Enden über einen E-Mail-Client gelesen, in diesem Fall Outlook.



Im Wesentlichen werden durch die Verwendung von Exchange alle E-Mails, die Sie jemals gesendet und empfangen haben, auf Dauer auf dem Exchange Server gespeichert. Natürlich unterliegt die ewige Aufbewahrung Ihrer E-Mails beispielsweise Cloud-Speicherbeschränkungen für einzelne Konten und der kontinuierlichen Nutzung des Kontos. Der Punkt bleibt, dass Sie unter normalen Umständen Ihre E-Mails, einschließlich der wirklich alten, auch dann sehen können, wenn sie nicht auf Ihrem Computer gespeichert sind.

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Also, was können Sie tun? alle E-Mails vom Server nach Outlook herunterladen? Wenn Sie alle Ihre E-Mails in Outlook anzeigen möchten, gibt es zwei Möglichkeiten.

Methode 1: Verwenden Sie den Link 'Mehr' in Outlook

Outlook for Office bietet eine einfache Möglichkeit, die Anzahl der in einem Ordner angezeigten E-Mails zu erhöhen. Angenommen, Sie haben das Konto lange Zeit gepflegt oder haben einen langen E-Mail-Verlauf. In der App werden normalerweise nur die neuesten E-Mails angezeigt. Doch kannst du Outlook zwingen, alle IMAP-E-Mails herunterzuladen - oder zumindest anzeigen.



Wenn Sie sich in einem Ordner wie 'Posteingang' oder 'In Outlook gesendet' befinden und nach unten scrollen, erreichen Sie bald das Ende der angezeigten E-Mails. Genau dort sehen Sie eine Nachricht, die Sie darüber informiert, dass Sie auf den Link klicken können, um weitere Nachrichten anzuzeigen:

In diesem Ordner befinden sich weitere Elemente auf dem Server

Klicken Sie hier, um weitere E-Mails in Microsoft Exchange anzuzeigen

Sobald Sie auf den Link 'Klicken Sie hier, um weitere E-Mails in Microsoft Exchange anzuzeigen' klicken, lädt Outlook die restlichen E-Mails für diesen Ordner auf Ihren Computer herunter. Dies funktioniert nur, wenn Sie eine Internetverbindung haben. Außerdem werden nur die E-Mails für einen bestimmten Ordner heruntergeladen. Wenn Sie sich also im Ordner 'Gesendet' befinden, erhalten Sie nur alle E-Mails, die Sie jemals gesendet haben.

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Dieses Prinzip gilt, wenn Sie eine Postfachsuche durchführen. Wenn Sie Ihre Suchanfrage eingeben und die Ergebnisse angezeigt werden und viele E-Mails mit dem Suchbegriff übereinstimmen, wird möglicherweise unten auf der Ergebnisseite Folgendes angezeigt:

Aktuelle Ergebnisse anzeigen…

Mehr

Durch Klicken auf den Link Mehr werden die restlichen E-Mails heruntergeladen, die Ihrer Suchanfrage entsprechen.

Wenn Sie alle Ihre E-Mails in einem bestimmten Ordner auf einen Blick sehen möchten, können Sie sich über die Web-App für Outlook bei Ihrem Konto anmelden. Dadurch gelangen Sie zur Microsoft Exchange Server-Oberfläche für Ihr Konto, und Sie können alles sehen, was dort gespeichert ist.

Methode 2: Ändern Sie die Einstellung 'Mail, um offline zu bleiben' in Outlook

Mit dieser Einstellung wird festgelegt, wie viele Monate E-Mails Outlook auf Ihrem Computer gespeichert hat. Beachten Sie, dass dies nur funktioniert, wenn Sie einen Microsoft-E-Mail-Client oder einen anerkannten geschäftlichen E-Mail-Dienstanbieter verwenden. Sie können die Anzahl der aufbewahrten Mails erhöhen oder sogar reduzieren. Sie können Outlook auch anweisen, jede einzelne Ihrer E-Mails lokal zu speichern.

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Laut Microsoft:

Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 und Outlook für Office 365 bieten die Optionen 1, 3, 6, 12 oder 24 Monate oder Alle. Outlook 2019, Outlook 2016 und Outlook für Office 365 bieten die zusätzlichen Optionen 3 Tage, 1 Woche und 2 Wochen.

Folgendes müssen Sie ohne weiteres tun:

  • Starten Sie die Outlook-Anwendung.
  • Gehen Sie zur Registerkarte Datei.
  • Wählen Sie die Dropdown-Option Kontoeinstellungen.
  • Wenn die Option erweitert ist, wählen Sie Kontoeinstellungen.
  • Wählen Sie im Fenster Kontoeinstellungen die Registerkarte E-Mail.
  • Wenn Sie in Outlook mehrere Konten haben, werden diese hier angezeigt. Wählen Sie die aus, deren Einstellungen Sie anpassen möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Ändern.
  • Das Dialogfeld Konto ändern wird angezeigt. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Cache-Exchange-Modus verwenden aktiviert ist.
  • Bewegen Sie den Schieberegler 'Mail, um offline zu bleiben' auf die gewünschte Anzahl von Jahren, Monaten, Tagen oder Wochen. (Wenn der Schieberegler abgeblendet ist, hat Ihr Administrator Sie möglicherweise daran gehindert, die Einstellung zu ändern.)
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.
  • In einem Popup werden Sie aufgefordert, die Konfigurationsänderung zu bestätigen. OK klicken.
  • Klicken Sie auf Fertig stellen und starten Sie Outlook neu.

In Kürze sollte unten in Outlook eine Meldung angezeigt werden, die Sie darüber informiert, dass Ihre Ordner auf dem neuesten Stand sind. Dies wird erst angezeigt, nachdem Outlook alle Ihre Nachrichten von Microsoft Exchange Server heruntergeladen hat.

Wählen Sie die Option Alle nur, wenn genügend Speicherplatz vorhanden ist. Ihre Einstellungen sollten mit dem Speicherplatz auf Ihrer Festplatte übereinstimmen. Wenn Sie die Option zum Herunterladen aller E-Mails auf eine Festplatte mit begrenztem Speicherplatz auswählen, sind Probleme unvermeidlich. Wir empfehlen, dass Sie zuerst alle unerwünschten Elemente aus Ihrem Speicher löschen, um mehr Speicherplatz freizugeben.

Natürlich fällt es Ihnen möglicherweise schwer, zu entscheiden, was Sie aus Ihrem Speicher entfernen möchten. Deshalb sind wir hier, um Ihnen zu helfen. Wussten Sie, dass es neben den offensichtlichen Dateien auf Ihrem System auch Junk-Dateien gibt, die keinen anderen Zweck erfüllen, als Ihre Speichernutzung zu erhöhen? Natürlich möchten Sie sie loswerden, aber es könnte ein Problem sein, herauszufinden, wo sie sich befinden.

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